PROCUREMENT IN SAP MATERIAL MANAGEMENT

Hallo sobat blogger! Have you ever knew about how procurement process in a company? Untuk membuat suatu produk tentu perlu adanya RM atau raw material. Pengelolaan RM ini biasanya diatur dalam material management. Lalu bagaimana sistem management material yang ideal dewasa ini? Untuk tahu lebih lanjut simak yuk artikel dibawah ini, let's have a look!

SAP merupakan suatu software untuk mendukung ERP atau enterprise resource planning. Dalam SAP sendiri terdapat berbagai modul seperti modul Financial Controlling (FICO), Material Management, Sales and Distribution, Production Planning and so on. Salah satu modul yang cukup penting dalam proses bisnis yaitu modul Material Management. Dalam material management salah satu proses penting yaitu proses procurement yang tahapannya dapat dilihat pada proses berikut:


Proses procurement merupakan proses pemesanan atau pembelian barang dari vendor yang biasanya dilakukan oleh departemen procurement. Tahapan dalam proses procurement yaitu penentuan kebutuhan barang, sumber vendor, pemilihan vendor, pembuatan purchase order, memonitor PO, penerimaan barang, verifikasi invoice dan pembayaran. Adapun tahapan secara lebih detail yaitu:

1. Penentuan kebutuhan dapat berupa spesifikasi produk yang diinginkan, jumlah barang dan kapan barang tersebut harus sampai. Kebutuhan produk ini dapat dilihat dari MRP (Material Requirement Planning) yang dapat berasal dari departemen production planning untuk sebuah pekerjaan yang sifatnya operational, namun untuk yang bersifat project maka data diambil dari project management plan yang biasanya dibuat oleh seorang project manager. Pada tahapan ini jugalah dilakukan pertimbangan yang biasanya disebut make or buy analysist yang merupakan proses analisis untuk menentukan bill of material-nya.

2. Penentuan sumber barang yang berupa daftar supplier/ vendor yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut (market search). Biasanya informasi mengenai supplier/ vendor didapatkan bisa melalui sebuah recommendation, search engine, consultant, advertisement, networking event, quotation, expo, market spot etc. Pada tahap ini biasanya kerangka dari sebuah procurement management plan (berisi tentang dokumen procurement yang harus dikerjakan) dan procurement step end on work (procurement yang harus diadakan setiap pekerjaan) sudah mulai terbentuk.

3. Pemilihan vendor yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut berdasarkan pertimbangan dari departemen procurement. Dalam tahap pemilihan vendor departemen procurement dapat meminta quotation atau penawaran dari vendor untuk produk yang akan dibeli. Pertimbangan yang dilakukan dalam pemilihan dapat berasal dari quotation tersebut. Adapun beberapa point yang perlu diperhatikan oleh seorang praktisi procurement dalam quotation yang diberikan oleh seller tersebut yaitu low price, big sale %, few defect, long term of payment and additional cost like delivery cost etc itu ditanggung oleh pihak supplier. Biasanya pada tahap ini, tender dilakukan dengan berbagai cara baik dengan cara menginvite satu per satu seller yang potensial maupun membuka forum terbuka yang biasanya dikenal dengan istilah binder conference. Dan apabila telah ditentukan supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan maka dibentuk juga sebuah agreement perihal contact, adapun beberapa kategori contract tersebut ialah:
  • Fix price contract, melibatkan pengeluaran total harga tetap untuk produk baik barang ataupun jasa
  • Cost reimburseable contract, melibatkan pembayaran kepada pihak seller untuk biaya aktual yang telah dikeluarkan
  • Time and material contract, kontrak ynag digunakan untuk penggantian
4. Purchase Order Purchasing yaitu tahap pembuatan purchase order yang berarti sudah terdapat persetujuan permintaan barang kepada vendor tertentu. Di dalam purchase order akan terdapat material yang akan dipesan, jumlah yang dipesan dan delivery date atau tanggal barang harus sampai. Dalam hal pengiriman barang ada beberapa tipe procurement khusus yaitu:
  • Sub-contracting: produksi yang dilakukan oleh perusahaan lain
  • Stok transport order yaitu memindahkan barang dari satu plant ke plant lain
  • Consignment dimana vendor dapat menaruh barang ke perusahaan ataupun sebagai perusahaan dapat melihat stok barang dari vendor tersebut
  • Third party deals dimana perusahaan menerima sales order dari konsumen untuk produk tertentu dan kemudian perusahaan membuat purchase order ke vendor untuk memenuhi permintaan produk tersebut. 
Di dalam tahap PO purchasing, akan dilakukan pembebanan biaya ke pihak tertentu dalam sistem SAP misalnya biaya dibebankan kepada asset, departement, project etc.

5. PO monitoring dimana perusahaan melakukan monitoring terhadap pergerakan barang yang dipesan. Jika barang yang dipesan sudah sampai maka masuk ke tahap keenam.

6. Penerimaan barang. Barang yang diterima dapat dilakukan pengecekan terhadap kondisi dan kualitas, sehingga jka barang reject barang tersebut dapat dikembalikan ke vendor dengan ditambahkan return delivery slip. Selain itu jika barang yang diterima terjadi kesalahan misal salah barang/ spesifikasi atau salah lokasi pengiriman maka dapat dilakukan reversal dan goods receipt tidak akan diterima. Dalam sistem SAP jika barang telah diterima maka stok barang dalam material master dan purchase order serta purchase history harus diperbaharui/ diupdate.

7. Selanjutnya akan dilakukan invoice verification atau pencocokan barang yang telah diterima dengan purchase order dan invoice yang diterima. Setelah diperiksa maka hutang perusahaan akan diakui.

8. Tahap terakkhir yaitu proses pembayaran. Dalam tahap ini dilakukan oleh departemen keuangan.

Itulah sekilas bagaimana proses pengadaan atau procurement dalam suatu perusahaan pada umumnya. Semoga bisa menambah wawasan rekan-rekan. See you the next article, don't forget to comment and share this article to support us! Thank you

We Are Member of:

Industrial Engineering:

Blog:

Attention for every visitor!

Silahkan like, comment, share and subscribe sebagai bentuk dukungan agar kita bisa terus membagikan informasi yang yang berguna untuk semuanya. Karena satu klik saja akan sangat berarti bagi kita. -Arif (Founder Sentimen Info)

We are supported by

Instagram Content